Eine Video-Konferenz protokollieren?

Liebe Protocollanda*

 

Sie und andere Interessierte haben mich in den letzten Wochen gefragt, wie man eine Videokonfererenz protokolliert.

 

Mit diesen Tipps von mir und den detaillierten Angaben auf der Checkliste, die Sie gratis bestellen können, schaffen Sie es, ein gutes Protokoll einer Videositzung zu erstellen!

 

Ihre Aufgabe besteht darin, sachlich und wahrheitsgetreu zu protokollieren - genau so, wie Sie es bei einer normalen Sitzung machen!

 

Bleiben Sie verschwiegen, beachten Sie den Datenschutz und geben Sie von sich aus keine Informationen weiter!

 

Bereiten Sie sich sorgfältig vor.

Machen Sie sich mit der Traktandenliste und den Sitzungsunterlagen vertraut.

 

Kontaktieren Sie die Sitzungsleitung und klären Sie u.a. folgende Punkte:

Umfang des Protokolls (kurz und bündig)?

Konferenzsoftware (Zoom, Skype, Teams usw.)?

Technischer Support bei Problemen während der Sitzung?

Verteilerliste?

 

Nehmen Sie sich mindestens 20 Minuten Zeit, um sich mit der Software vertraut zu machen: Einloggen, Kamera, Mikrofon, Bildschirm teilen usw.!

 

Bereiten Sie Ihren Arbeitsplatz vor, vor allem, wenn Sie im Homeoffice arbeiten.

 

Sorgen Sie für eine ruhige Umgebung.

 

Überprüfen Sie Ihr Erscheinungsbild.

 

Loggen Sie sich mindestens 15 Minunten vor dem Beginn ein.

 

Begrüssen Sie die Teilnehmenden und stellen Sie sich und Ihre Funktion als Protokollierende vor.

 

Während der Sitzung:

Schreiben Sie Ihre Notizen direkt in die vorbereitete Protokollvorlage.

 

Nutzen Sie Pausen für Rückfragen.

 

Nach der Sitzung:

Erstellen Sie möglichst rasch das Protokoll mit den wichtigsten Ergebnissen und Beschlüssen.

 

Ich hoffe, dass Ihnen diese Tipps helfen, Videokonferenzen souverän zu protokollieren und einen positiven Eindruck zu hinterlassen.

 

Ihre

 

Stéphanie von Erlach

 

* Damit spreche ich alle Leserinnen und Leser an, die sich für das Thema moderne Protokollführung interessieren.

 

Checkliste zum erfolgreichen Protokollieren von Videokonferenzen! Kostenloses Download als PDF.

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